Randevu Programı Seçmeden Önce Sorulması Gereken 7 Altın Soru

İşletmeniz için doğru randevu programını seçmek, sadece bir yazılım kararı değil; aynı zamanda müşteri deneyiminizi, operasyonel verimliliğinizi ve gelir potansiyelinizi belirleyen kritik bir adımdır.

Yanlış seçim, zaman kaybı, müşteri memnuniyetsizliği ve mali kayıplara yol açabilir. Bu nedenle, randevu yönetim sistemi seçerken doğru soruları sormak ve bilinçli karar vermek şarttır.

Bu rehberde, randevu programı seçmeden önce mutlaka sormanız gereken 7 altın soruyu ve her birinin neden bu kadar önemli olduğunu detaylıca ele alıyoruz.

---

1. Mobil Uyumluluk ve Kullanıcı Deneyimi Nasıl?

Neden Önemli?
2025 verilerine göre, randevu alımlarının %70'inden fazlası mobil cihazlardan yapılıyor. Kötü bir mobil deneyim, müşteri kaybına neden olur. Ayrıca, profesyonel bir görünüm için sistemin her cihazda kusursuz çalışması gerekir.

Sormanız Gerekenler:

• Sistem mobil uyumlu mu? (Responsive tasarım)
• Müşteriler için mobil uygulama var mı?
• Yönetici paneli mobilde kullanılabilir mi?
• Yükleme hızı nasıl? (Sayfa yükleme süresi 3 saniyeden az olmalı)
• Farklı tarayıcılarda (Chrome, Safari, Firefox) test edilmiş mi?
• Mobil arayüz kullanıcı dostu mu?

Kırmızı Bayraklar:

• Sadece masaüstü odaklı bir sistemse
• Mobil deneyim kötüyse veya test edilmemişse
• Yavaş yükleniyorsa
• Mobilde özellikler eksikse

---

2. Fiyatlandırma Modeli Şeffaf mı? Gizli Maliyetler Var mı?

Neden Önemli?
Başlangıçta uygun görünen bir sistem, gizli maliyetlerle (işlem ücretleri, ek özellik ücretleri, kurulum ücretleri) bütçenizi aşabilir. Şeffaf fiyatlandırma, işletmenizin finansal planlamasını doğru yapmanızı sağlar.

Sormanız Gerekenler:

• Aylık/yıllık ücret ne kadar? (İlk yıl indirim var mı?)
• İşlem başına komisyon alınıyor mu? (Özellikle ödeme işlemlerinde)
• Kurulum ve eğitim ücreti var mı?
• Ek özellikler için ek ücret talep ediliyor mu?
• İptal ve iade politikası nedir?
• Fiyat artışı yapılırsa ne olur?
• Tüm maliyetler baştan açıkça belirtiliyor mu?

Kırmızı Bayraklar:

• Gizli maliyetler varsa
• İşlem başına yüksek komisyon alınıyorsa
• İptal/iade politikası belirsizse
• Fiyatlandırma sayfasında net bilgi yoksa

---

3. İptalleri ve Karışıklıkları Azaltıyor mu?

Neden Önemli?
Randevu iptalleri ve karışıklıklar, hem gelir kaybına hem de müşteri memnuniyetsizliğine yol açar. Doğru sistem, otomatik hatırlatmalar, net takvim görünümü ve çakışma önleme özellikleriyle bu sorunları minimize eder.

Sormanız Gerekenler:

• Otomatik hatırlatma sistemi var mı? (SMS, e-posta, WhatsApp)
• Randevu çakışmalarını önleyebiliyor mu?
• Müşteriler randevularını kolayca görüntüleyip yönetebiliyor mu?
• İptal ve değişiklik işlemleri kolay mı?
• Randevu geçmişi ve gelecek randevular net bir şekilde görüntülenebiliyor mu?
• Bekleme listesi özelliği var mı? (İptal olan randevular için)
• No-show (gelmeyen müşteri) oranını azaltmak için özel özellikler var mı?

Kırmızı Bayraklar:

• Hatırlatma sistemi yoksa veya zayıfsa
• Çakışma kontrolü yapamıyorsa
• İptal/değişiklik süreci karmaşıksa
• Müşteri kendi randevusunu göremiyorsa

---

4. Profesyonel Bir Görünüm Kazandırıyor mu?

Neden Önemli?
Randevu sistemi, müşterilerinizin işletmenizle ilk dijital temas noktasıdır. Profesyonel bir görünüm, güven oluşturur ve marka değerinizi artırır. Amatör görünen bir sistem, müşteri kaybına neden olabilir.

Sormanız Gerekenler:

• Randevu sayfası modern ve profesyonel görünüyor mu?
• Markanızın renklerini ve logosunu özelleştirebiliyor musunuz?
• Tasarım güncel ve kullanıcı dostu mu?
• Müşteri randevu alma deneyimi akıcı ve sorunsuz mu?
• Marka kimliğinizi yansıtan özelleştirme seçenekleri var mı?
• Sosyal medya entegrasyonları var mı? (Paylaşım butonları, referans linkleri)
• Müşteri yorumları ve değerlendirmeleri görüntülenebiliyor mu?

Kırmızı Bayraklar:

• Eski veya amatör görünümlü bir tasarımsa
• Özelleştirme seçenekleri sınırlıysa
• Marka kimliğinizi yansıtamıyorsa
• Kullanıcı deneyimi kötüyse

---

5. Müşteri Desteği ve Eğitim Nasıl?

Neden Önemli?
Teknik sorunlar veya kullanım zorlukları her zaman olabilir. Hızlı ve etkili destek, işletmenizin kesintisiz çalışmasını sağlar. Ayrıca, iyi bir eğitim süreci, sistemi daha verimli kullanmanıza yardımcı olur.

Sormanız Gerekenler:

• Destek kanalları neler? (Telefon, e-posta, canlı sohbet, WhatsApp)
• Destek saatleri nedir? (7/24 mü, mesai saatleri mi?)
• Yanıt süresi ne kadar? (SLA var mı?)
• Türkçe destek var mı?
• Eğitim materyalleri (video, dokümantasyon) mevcut mu?
• Onboarding süreci nasıl işliyor?
• Webinar veya canlı eğitim seansları düzenleniyor mu?

Kırmızı Bayraklar:

• Sadece e-posta desteği varsa ve yavaş yanıt veriyorsa
• Türkçe destek yoksa
• Eğitim materyalleri eksikse
• Onboarding süreci yetersizse

---

6. Ölçeklenebilirlik ve Büyüme Desteği Var mı?

Neden Önemli?
İşletmeniz büyüdükçe, randevu sayısı, kullanıcı sayısı ve ihtiyaçlarınız artar. Sistem bu büyümeye ayak uydurabilmeli. Aksi halde, büyüme döneminde sistem değiştirmek zorunda kalırsınız.

Sormanız Gerekenler:

• Sistem kaç randevu/kullanıcı kapasitesine kadar ölçeklenebilir?
• Çoklu şube/lokasyon desteği var mı?
• Ekip üyeleri eklemek kolay mı? (Ek ücret var mı?)
• Performans sorunları yaşanıyor mu? (Yüksek trafikte)
• Gelecekteki özellikler için yol haritası var mı?
• Farklı paket seçenekleri mevcut mu? (Büyüdükçe yükseltme yapabilir misiniz?)

Kırmızı Bayraklar:

• Kapasite sınırlamaları varsa ve aşılınca ek ücret talep ediliyorsa
• Çoklu şube desteği yoksa
• Performans sorunları biliniyorsa
• Büyüme planları belirsizse

---

7. Raporlama ve Analitik Özellikleri Yeterli mi?

Neden Önemli?
Veri odaklı kararlar almak için detaylı raporlara ihtiyacınız var. Hangi saatlerde daha çok randevu alınıyor? Hangi hizmetler daha popüler? Gelir trendi nasıl? İptal oranları nedir? Bu soruların cevapları, işletmenizi optimize etmenize yardımcı olur.

Sormanız Gerekenler:

• Hangi raporlar mevcut? (Gelir, randevu istatistikleri, müşteri analizi, iptal oranları)
• Raporlar gerçek zamanlı mı?
• Raporları dışa aktarabiliyor musunuz? (Excel, PDF)
• Görselleştirme (grafikler, tablolar) var mı?
• Özel rapor oluşturma imkanı var mı?
• Trend analizi yapılabiliyor mu? (Aylık, yıllık karşılaştırmalar)
• Müşteri davranış analizi mevcut mu?

Kırmızı Bayraklar:

• Temel raporlar bile yoksa
• Raporlar sadece ekran görüntüsü olarak alınabiliyorsa
• Veri analizi yapılamıyorsa
• Trend takibi yoksa

---

Bonus: Deneme Süresi ve İptal Politikası

Seçim yapmadan önce mutlaka ücretsiz deneme yapın. En az 14-30 günlük deneme süresi ideal olur. Bu süreçte:

• Gerçek iş akışınızı test edin
• Müşteri deneyimini değerlendirin
• Destek kalitesini ölçün
• Performansı gözlemleyin
• İptal ve karışıklık önleme özelliklerini test edin
• Profesyonel görünümü değerlendirin

İptal politikasını da mutlaka okuyun. Uzun süreli sözleşmeler ve erken iptal cezalarından kaçının.

---

Sonuç: Bilinçli Seçim Yapın

Randevu programı seçimi, işletmenizin dijital dönüşümünün temel taşıdır. Bu 7 soruyu sormak ve cevaplarını değerlendirmek, doğru kararı vermenize yardımcı olacaktır.

Özet Checklist:

• ✅ Mobil uyumlu ve hızlı
• ✅ Şeffaf fiyatlandırma
• ✅ İptalleri ve karışıklıkları azaltır
• ✅ Profesyonel bir görünüm kazandırır
• ✅ Etkili müşteri desteği
• ✅ Ölçeklenebilir yapı
• ✅ Detaylı raporlama

Unutmayın: En pahalı sistem en iyisi değildir, ihtiyaçlarınıza en uygun olan en iyisidir. Özellikle iptalleri azaltma, karışıklıkları önleme ve profesyonel görünüm özellikleri, müşteri memnuniyetini ve gelir potansiyelinizi doğrudan etkiler.

---