Planris ile Randevu Nasıl Alınır? (Adım Adım Kullanım Rehberi)

Planris, randevu ve rezervasyon süreçlerini uçtan uca yöneten bir randevu yönetim platformudur. Kliniklerden kuaför ve güzellik salonlarına, danışmanlardan spor stüdyolarına kadar randevu ile çalışan tüm işletmeler için tasarlanmıştır.

Bu rehberde, Planris ile randevu nasıl alınır? sorusunu hem işletme tarafı (panel üzerinden randevu oluşturma) hem de müşteri tarafı (online randevu) açısından adım adım anlatacağız. Amaç, bu içeriği yardım sayfanıza ekleyerek kullanıcılarınıza kapsamlı bir "randevu oluşturma" rehberi sunabilmenizdir.

1. Planris'te Randevu Yönetiminin Temelleri

Planris, personel, oda/salon ve hizmet bazlı randevu yapısını bir arada sunar. Sistemde:

• Her personelin kendi randevu takvimi vardır.
• Oda/koltuk/ salon bazlı rezervasyon yapılabilir.
• Her hizmet için süre tanımlanabilir.
• Randevuların durumu (Bekliyor, Onaylandı, Tamamlandı, İptal, No-show) takip edilebilir.

Bu yapıyı bilmek, randevu oluştururken hangi alanların neden zorunlu olduğunu anlamanızı kolaylaştırır.

2. Randevu Oluşturma Ekranına Nasıl Ulaşılır?

Planris'te randevu oluşturma ekranına birden fazla yerden erişebilirsiniz. Randevu oluşturma ekranı, bir "modal/pencere" olarak açılır ve tüm randevu bilgilerini burada girersiniz.

2.1. Yöntem 1 – Takvim Üzerinden Hızlı Randevu

1. Sol menüden Takvim sayfasına gidin.
2. Randevu oluşturmak istediğiniz tarih ve saat aralığına denk gelen boş alana çift tıklayın veya dokunun.
3. Randevu oluşturma penceresi otomatik olarak açılır.

Bu yöntem, günlük iş akışında en hızlı kullanılan yöntemdir. Personel, oda ve tarih bağlamını takvimden seçtiğiniz için görsel olarak kolay takip edilir.

2.2. Yöntem 2 – Sağ Üstteki "+ Yeni Randevu" Butonu

1. Takvim sayfasında sağ üst köşede bulunan "+" (artı) butonuna tıklayın.
2. Açılan menüden "Yeni Randevu" seçeneğini seçin.
3. Randevu oluşturma penceresi açılır.

Bu yöntem, belirli bir saatten bağımsız olarak randevu eklemek istediğinizde kullanışlıdır. Tarih ve saat, form içinde seçilir.

2.3. Yöntem 3 – Müşteri Detay Sayfasından Randevu

Eğer önce müşteriyi açıp, ardından o müşteri için randevu oluşturmak istiyorsanız:

1. Sol menüden Müşteriler sayfasına gidin.
2. İlgili müşteriye tıklayarak Müşteri Detay sayfasını açın.
3. Sayfada yer alan "Yeni Randevu" butonuna tıklayın.
4. Randevu oluşturma penceresi açılır ve müşteri alanı otomatik olarak seçili gelir.

Bu yöntem, sık çalıştığınız bir müşteri için ardışık randevular eklerken çok pratiktir.

3. Randevu Formu: Alanlar ve Zorunluluklar

Randevu formu, bir randevu oluşturmak için doldurmanız gereken alanlardan oluşur. Bazı alanlar zorunludur; bu alanlar doldurulmadan "Oluştur" butonu pasif kalır.

Zorunlu alanlar:

• Müşteri
• En az bir hizmet
• Süre
• Personel
• Oda (birden fazla oda varsa)
• Tarih
• Saat

Aşağıda her alanı detaylı inceleyelim.

3.1. Müşteri Seçimi (Zorunlu)

Randevunun hangi müşteriye ait olduğunu belirler.

Adımlar:

1. "Müşteri seçin" alanına tıklayın.
2. En az 2 karakter yazdığınızda sistem müşteri aramaya başlar.
3. İsim veya telefon numarasına göre arama yapabilirsiniz.
4. Listeden doğru müşteriyi seçtiğinizde, müşterinin adı ve avatarı görünür.

İpuçları ve Özel Durumlar:

• Son 10 müşteri, alanı açtığınızda otomatik olarak listelenir.
• Yanlış müşteri seçtiyseniz, müşteri alanındaki "X" ikonuna tıklayarak seçimi temizleyebilirsiniz.
• Eğer aradığınız müşteri bulunamazsa "Sonuç bulunamadı" mesajı görebilirsiniz; bu durumda önce Müşteri Yönetimi ekranından yeni müşteri eklemeniz gerekir.

Not: Randevu oluşturma ekranında yeni müşteri ekleyemezsiniz. Önce müşteri yönetimi sayfasından müşteri eklemeniz, sonra randevu oluşturmanız gerekir.

3.2. Randevu Türü: Normal mi, Paket mi?

Müşterinin daha önce satın aldığı bir hizmet paketi varsa, sistem bunu otomatik algılar ve size bilgi verir:

"Müşterinin X adet devam eden paketi bulundu!" şeklinde bir uyarı görebilirsiniz.

Bu durumda iki seçenek sunulur:

Normal Randevu

• Standart, ücretli randevudur.
• Hizmet listesinden normal bir hizmet seçersiniz.
• Fiyat bilgisi görünür.

Paket Randevusu

• Daha önce satılmış bir paketten seans düşer.
• Paket randevuları ücretsizdir, çünkü ücreti önceki satışta alınmıştır.
• Sadece pakette kalan hizmetler görüntülenir; her hizmet için kalan seans sayısını (ör. 3/10) görebilirsiniz.

Birden fazla paketi olan müşterilerde, doğru paket ve hizmeti seçtiğinizden emin olun.

3.3. Hizmet Seçimi (Zorunlu)

Randevuda hangi hizmet/hizmetlerin uygulanacağını belirler.

• Normal randevuda, işletmenizde tanımlı tüm uygun hizmetler listelenir.
• Paket randevusunda, sadece pakette kalan hizmetler listelenir ve kullanılan seanslar görünmez.
• Bir randevu için birden fazla hizmet seçebilirsiniz.

İpucu: "Tümünü Seç" butonu ile paketteki tüm uygun hizmetleri tek tıkla işaretleyebilirsiniz.

3.4. Süre (Dakika) (Zorunlu)

Planris'te her hizmet için bir süre tanımı vardır ve seçilen hizmetlere göre toplam süre otomatik hesaplanır.

• Örneğin, 2 hizmet × 45 dk = 90 dakika otomatik olarak doldurulur.
• Bu alanı isterseniz manuel olarak güncelleyebilirsiniz (minimum 1 dakika).

Plus ve Pro paketlerinde, süre alanında "AI Öneri Al" butonu görülebilir.

• Bu butona tıkladığınızda, AI sistemi randevu için en uygun tarih ve saatleri önerir.

3.5. Personel Seçimi (Zorunlu)

Hangi personelin bu hizmeti vereceğini belirler.

1. "Personel seçin" açılır menüsüne tıklayın.
2. Listeden uygun personeli seçin.

Önemli Noktalar:

• Personel seçimini hizmetleri seçtikten sonra yapmanız önerilir.
• Sistem, seçilen personelin müsaitliğini kontrol eder ve saat seçiminde çakışma varsa uyarır; ancak personelin takviminde o anda doluluk olsa bile seçilebilir, sadece uyarı alırsınız.

3.6. Oda / Salon Seçimi

Eğer işletmenizde birden fazla oda/koltuk/salon tanımlıysa, randevu için yer seçmeniz gerekir.

1. "Oda seçin" menüsüne tıklayın.
2. Listeden uygun odayı seçin.

Eğer sadece tek oda tanımlıysa, sistem odayı otomatik seçer ve bu alanı göstermeyebilir.

3.7. Tarih ve Saat Seçimi (Zorunlu)

Randevunun ne zaman gerçekleşeceğini belirlediğiniz kritk adım.

Tarih Seçimi:

1. Tarih alanındaki takvim ikonuna tıklayın.
2. Bugün veya ileri bir tarih seçin.
3. Geçmiş tarihler, randevu oluştururken seçilemez.

Saat Seçimi:

Saat seçimi, tarih, süre, personel ve oda seçildikten sonra aktif hale gelir.

1. Saat alanına tıklayın.
2. Açılan listeden uygun bir saat seçin.

Saatlerin renk kodları:

• Yeşil: Müsait
• Kırmızı: Dolu (seçilemez)
• Turuncu: Kısmen dolu (farklı oda veya esnek seçenekler olabilir)

Sistem, arka planda otomatik müsaitlik ve çakışma kontrolü yapar. Çakışma durumunda:

• Uyarı mesajı gösterilir,
• Başka bir saat seçmeniz veya farklı oda/personel kombinasyonu denemeniz istenir.

3.8. Randevu Notu (Opsiyonel)

Müşteriye veya işleme özel notlar ekleyebilirsiniz.

1. "Not" alanına tıklayın.
2. Randevuyla ilgili kısa notunuzu yazın (örnekler: "İlk randevu", "Alerjisi var", "Saç boyası yapılacak").
3. Not alanı 2 satır görünür; içerik kaydırılarak okunabilir.

Bu notlar, bir sonraki ziyarette de size kritik bilgiler sağlayabilir.

4. Form Doğrulama ve Randevuyu Kaydetme

Formda tüm zorunlu alanlar doldurulmadığı sürece "Oluştur" butonu pasif kalır.

Sistem size aşağıdaki gibi geri bildirimler verebilir:

• "Müşteri seçimi gereklidir"
• "En az bir hizmet seçilmelidir"
• "Süre gereklidir"
• "Personel seçimi gereklidir"
• "Oda seçimi gereklidir"
• "Tarih seçimi gereklidir"
• "Saat seçimi gereklidir"
• "✅ Randevu oluşturmaya hazır"

Randevuyu Oluşturma:

1. Tüm zorunlu alanları doldurun.
2. Doğrulama mesajının "Randevu oluşturmaya hazır" olduğunu kontrol edin.
3. "Oluştur" butonuna tıklayın.
4. Kısa bir yükleme animasyonundan sonra, "Randevu başarıyla oluşturuldu!" mesajı çıkar.
5. Pencere otomatik kapanır ve takvim ekranı yeni randevu ile güncellenir.

İptal Etmek İsterseniz:

• "İptal" butonuna tıklayarak,
• Veya modal/pencere dışına tıklayarak formdan çıkabilirsiniz. Girilen bilgiler kaybolur.

5. Özel Durumlar: Paket, Çakışma ve AI Öneri

5.1. Müşterinin Paket Satışı Varsa

Randevu penceresinde otomatik olarak "Paket" türü seçili gelebilir.

• Tek paket varsa otomatik seçilir, hizmetler ve kalan seanslar otomatik işaretlenir.
• Bu sayede paket seansları manuel takip etmek zorunda kalmazsınız.

5.2. Çakışma Durumu

Seçtiğiniz tarih/saat aralığında personel veya oda doluysa:

• Sistem uyarı gösterir.
• Alternatif saat veya oda seçmeniz istenir.

Bu özellik, yanlışlıkla birden fazla randevu çakıştırmayı engeller.

5.3. AI Önerisi (Plus / Pro Paket)

Plus ve Pro paketlerinde, randevu ekranında "AI Öneri Al" özelliği bulunur:

1. Butona tıklayın.
2. Sistem, personel yoğunluğu, geçmiş randevular ve boş slotlara göre en uygun randevu saatlerini listeler.
3. Listeden bir öneri seçtiğinizde tarih ve saat alanları otomatik dolar.

Bu özellik, özellikle yoğun gün ve saatlerde takvim planlamasını büyük ölçüde hızlandırır.

6. Mobilde Planris ile Randevu Alma

Planris, web tabanlıdır ve mobil tarayıcıda tam uyumlu çalışır.

Mobilde randevu ekranı:

• Tam ekran bir modal şeklinde açılır.
• Form alanları dikey olarak kaydırılabilir.
• Klavye açıldığında ilgili alan otomatik olarak görünür hale gelir.

Bu sayede, bilgisayar başında olmasanız bile telefon veya tabletinizden takviminizi rahatlıkla yönetebilirsiniz.

7. Online Randevu: Müşterileriniz Kendileri Nasıl Randevu Alır?

Planris'in en önemli avantajlarından biri, online randevu sisteminin her pakette sunulmasıdır.

• Müşterileriniz, web sitenize eklenen bir bağlantı veya QR kod üzerinden 7/24 randevu alabilir.
• Starter (ücretsiz), Plus ve Pro dahil tüm paketlerde online randevu özelliği bulunur.

Online randevu akışı tipik olarak şöyledir:

1. Müşteri, public randevu sayfanıza girer (link/QR).
2. Hizmet veya hizmet kategorisi seçer.
3. Tarih ve saat aralığı seçer (sistem, personel ve oda müsaitliğini kontrol eder).
4. Ad, soyad, telefon gibi temel bilgileri doldurur.
5. Randevusunu onaylar ve kayıt altına alınır.

Arka planda bu randevular, panelinizdeki takvime otomatik olarak düşer. Siz de dilediğiniz gibi onaylayabilir, iptal edebilir veya erteleyebilirsiniz.

8. Randevu Sonrası: Hatırlatma Mesajları ve Analiz

Planris sadece randevu almakla kalmaz, sonrasını da yönetmenizi sağlar:

• WhatsApp ve SMS randevu hatırlatma mesajları gönderilebilir (WhatsApp tüm paketlerde, SMS Plus/Pro'da).
• Randevu sonrası müşteri memnuniyet anketi göndererek geri bildirim toplayabilirsiniz.
• Randevu raporları ile toplam randevu, iptal, no-show oranları gibi metrikleri görebilirsiniz.

Bu sayede sadece "randevu almak" değil, tüm randevu döngüsünü veri odaklı yönetebilirsiniz.

9. Sık Sorulan Sorular (Randevu Oluşturma ile İlgili)

Randevu oluştururken yeni müşteri ekleyebilir miyim?

Hayır. Önce müşteri yönetimi sayfasından müşteri eklemelisiniz, ardından randevuyu oluşturabilirsiniz.

Aynı saate birden fazla randevu ekleyebilir miyim?

Evet, farklı personel veya odalar için aynı saatte birden fazla randevu oluşturabilirsiniz. Sistem, çakışma durumlarında uyarı gösterir.

Geçmiş tarihli randevu oluşturabilir miyim?

Hayır, randevu oluşturma ekranında sadece bugün ve gelecek tarihler seçilebilir.

Paket randevusunda müşteriden tekrar ücret alınır mı?

Hayır. Paket randevuları daha önce ödenmiş seanslar üzerinden yürüdüğü için ek ücret alınmaz.

Randevu süresini manuel değiştirebilir miyim?

Evet. Süre alanı otomatik hesaplanır, ancak isterseniz düzenleyebilirsiniz.

10. Sonuç ve Öneriler

Planris ile randevu almak:

• Takvim ekranından veya müşteri detay sayfasından kolayca randevu penceresi açmak,
• Müşteri, hizmet, personel, oda, tarih ve saati adım adım seçmek,
• Zorunlu alanları doldurup tek tıkla randevuyu oluşturmak

kadar pratiktir.

Yardım sayfanızda bu rehberi kullanarak:

• Yeni kullanıcıların Planris randevu mantığını hızlıca kavramasını,
• Mevcut kullanıcıların sık yaptığı hatalardan kaçınmasını,
• Online randevu ve hatırlatma gibi özelliklerin daha etkin kullanılmasını

sağlayabilirsiniz.

İsterseniz bir sonraki adımda, bu yazının başına kısa bir özet ve sonuna da SSS bölümüne linkler ekleyerek yardım merkezinizde daha da güçlü bir SEO ve kullanıcı deneyimi kurgusu oluşturabiliriz.